Manuel ACCOUNTANT — Comptabilité

Le comptable opère la comptabilité OHADA de l'institution : plan comptable, écritures, exercices, reporting financier et réglementaire.

Accès : back-office web, section Comptabilité.

Vue d'ensemble

Toutes les opérations métier (dépôts, retraits, décaissements, remboursements, frais, intérêts…) génèrent automatiquement les écritures comptables au moment de la transaction. Le comptable intervient surtout pour :

• Vérifier la cohérence (balance équilibrée, soldes bancaires)
• Passer les écritures manuelles (frais administratifs, salaires…)
• Provisionner, lettrer, clôturer les périodes
• Produire les états financiers et réglementaires

Plan comptable

Comptabilité → Plan comptable : OHADA Classe 1-7 préinstallé par tenant lors de la création de l'institution.

Structure standard

• Classe 1 : Capitaux (fonds propres, réserves, résultats)
• Classe 2 : Immobilisations
• Classe 3 : Stocks
• Classe 4 : Tiers (membres, créances clients, dettes fournisseurs)
• Classe 5 : Comptes financiers (caisse, banques)
• Classe 6 : Charges
• Classe 7 : Produits

Possible d'ajouter des sous-comptes spécifiques (411000 → 411001 Membre Y, etc.).

Écritures comptables

Automatiques (générées par les services métier)

• Dépôt (TELLER ou FIELD_AGENT) : débit Caisse / crédit Compte membre
• Retrait : inverse
• Décaissement crédit : débit Créances clients / crédit Caisse ou Compte épargne
• Remboursement : impute capital + intérêts + pénalités selon l'échéance
• Intérêts épargne (cron mensuel) : débit Charges intérêts / crédit Comptes membres

Manuelles

Comptabilité → Nouvelle écriture : journal libre pour les opérations hors automation (salaires, charges externes, loyers…). Chaque écriture porte un libellé, une date, et plusieurs lignes (débit ou crédit). Équilibre vérifié à la sauvegarde.

Exercices fiscaux

Comptabilité → Exercices :

• Créer un exercice (ex. 2026, du 01/01 au 31/12)
• Statut : OPEN, LOCKED, CLOSED
• Verrouiller un mois une fois clôturé : empêche toute écriture rétroactive
• Clôturer l'exercice : génération auto des écritures de fin d'exercice (virement résultat, soldes à nouveau)

Lettrage

Comptabilité → Lettrage : rapprocher les débits et crédits sur un même compte (ex. lettrer un remboursement avec la créance décaissée). Lettrage manuel par sélection ou automatique par montant exact.

États financiers

Comptabilité → Rapports :

Filtres : période, agence (si multi-agences).

Provisionnement (côté comptable)

Quand le CREDIT_MANAGER lance la classification mensuelle, les provisions calculées sont proposées au comptable :

1. Vérifier le rapport (classification par prêt, montants provisionnés)
2. Valider → passe automatiquement les écritures de dotation / reprise de provisions

Reporting réglementaire

Reporting → BCEAO / COBAC (selon régulateur tenant) :

• PAR 30 / PAR 90 (Portfolio At Risk)
• SitDet (situation détaillée)
• Créances en souffrance
• Ratio de solvabilité
• Ratio de division des risques

Exports formats officiels : XLSX, PDF, XML pour soumission directe.

Multi-devises

Si le tenant opère plusieurs devises (rare, ex. compte EUR pour des membres expatriés) :

• Enregistrement des taux de change quotidiens (tenant.currency.fx.recorded)
• Conversion automatique des soldes pour les états en devise de référence

Audit

Toutes les écritures sont auditées (créateur, date, valeur avant / après pour les modifications). Consultable dans Paramètres → Audit avec filtre Type = JournalEntry.

Bonnes pratiques

• Verrouiller le mois N une fois le N+1 entamé
• Rapprocher la caisse physique avec le solde comptable du compte Caisse tous les soirs
• Produire balance de vérification + bilan en fin de mois
• Sauvegarder les exports PDF des états réglementaires soumis (preuve de dépôt)